如何设置商务语音信箱问候语（带有示例）

当您拨打公司电话号码时，通常会收到自动语音信箱问候，可帮助您指导电话目录和后续步骤。

这些语音邮件问候使您的小型企业看起来很专业，它们可以帮助增加销售并提高客户满意度。

在本文中，我们将向您展示如何为您的在线商店，企业或博客设置语音邮件问候语。我们还将向您展示可以用作模板的最佳语音邮件问候示例。

为什么语音信箱问候对您的业务很重要？

超过88％的移动设备本地搜索都以电话结束。主要是由于在Google本地搜索结果中显示了漂亮的“ 点击通话”按钮。

对于许多小型企业，可能无法立即接听所有电话。有时，客户可能会在下班时间打电话给您，而您当时可能很忙或没有工作人员。

这是您的语音信箱问候的来源。

对于许多客户而言，这将是他们首次与您的企业联系。不设置语音邮件问候语可能会导致您将客户输给竞争对手。

另一方面，不能正确处理语音信箱问候语也会造成严重后果。客户可能会挂断电话，不跟进或只是与竞争对手竞争。

话虽如此，让我们看一下如何为您的在线业务正确设置语音邮件问候语。

设置语音信箱问候语的最佳方法

通常，小企业主使用座机或手机号码来管理呼叫。尽管可以完成工作，但它们不允许您正确管理商务电话或设置有效的自动语音邮件问候语。

管理商务电话的最佳方法是使用商务电话服务。许多小型企业使用虚拟企业电话号码，因为它可以使他们在不牺牲隐私的情况下有效地管理商务电话。

与固定电话或手机号码不同，它使用互联网来管理电话。此技术的正式术语称为商务VoIP电话服务（基于Internet协议的语音）。

与固定电话和移动电话相比，使用商务电话服务可为您带来以下优势。

• 您可以设置营业时间，并录制基于一天中不同时间播放的语音问候。
• 您可以设置自动助理，添加分机以路由呼叫，让用户留下语音消息等等。
• 它可以在您的计算机，平板电脑，台式电话上运行，甚至可以在使用应用程序的手机上运行。
• 多个用户可以使用相同的电话号码，而无论他们身在何处。
• 您无需联系技术人员或购买新设备，即可轻松授予新员工访问权限。

我们建议使用Nextiva，因为它是市场上最好的商务电话服务提供商。他们提供了一套全面的功能，并具有易于使用的基于Web的管理面板和适用于您手机的应用程序。

我们在业务中使用Nextiva来管理对WPBeginner和其他Awesome Motive属性的调用。

如果您想使用其他解决方案，请查看RingCentral。这是另一项出色的商务电话服务。他们提供了一个功能极为丰富的平台，并提供了许多工具来管理语音问候，自动助理，语音消息，通话记录等。

设置商务电话服务后，即可使用其易于遵循的设置来设置语音问候。

企业语音问候示例

创建最有效的语音信箱问候必须遵循一些基本规则。

• 避免使用诸如“您的电话对我们很重要”之类的陈词滥调，这些陈词滥调过分使用，不再感到真诚。
• 确保您的语音信箱录音听起来友好而个性化。
• 尽量不要听起来像是从脚本中读取。
• 如果可以，请雇用语音艺术家来帮助您录制语音邮件问候。您甚至可以在Fiverr上找到某人。
• 确保您的语音信箱提供重要信息，例如营业时间和联系信息。

以下是一些可用于企业的语音邮件问候语模板。

下班时间语音信箱问候语示例

当客户在工作时间或周末致电给您时，将播放此语音邮件问候语。确保此语音邮件问候语通知用户有关办公时间，联系客户服务的其他方式或商店的位置。

“嗨，您已经到达[商家名称]。周一至周五的[PST]，上午9点至下午6点，我们会通过电话与我们联系。您也可以使用我们的网站[www.example.com]上的联系表给我们留言，我们将通过电子邮件与您联系。如果您希望我们给您回电，请留下您的姓名和电话号码，并附上一条短消息，我们的团队将尽快与您联系。”

“嗨，您已经到达[商家名称]。我们目前无法接听您的电话。我们的办公时间为周一至周五的[营业时间]。我们位于[商店位置]的商店在周末仍向顾客开放。您也可以通过我们的网站[www.example.com] [每周7天每天24小时]通过实时聊天与我们联系。如果这不是紧急情况，并且您希望我们回电，请在提示音后留下您的姓名和电话号码。”

如您所见，这两个示例均提供了重要信息，并为客户提供了通过实时聊天或联系表进行联系的其他方式。

假期语音信箱问候语示例

这些问候消息可以在假期期间记录。

“您好，您已经到达[商家名称]。我们的团队目前不在办公室，与亲朋好友度过假期。我们将在[日期和时间]恢复工作。请留下您的姓名和电话号码，我们将尽快与您联系。[节日快乐（或该节日的合适问候）]”。

“节日快乐！我们位于[商家名称]的团队要到[日期]才离开。如果您是现有客户，您仍然可以在我们的网站上获取支持票，我们将在接下来的24小时内尝试与您联系。您也可以通过实时聊天或我们网站[www.example.com]上的联系表与我们联系。如果不是很紧急，那么您可以在哔声后留下您的姓名和电话号码。我们将尽快回电。”

“嗨，您已经到达[公司名称]。我们因（节日名称）关闭，并将在[日期和时间]恢复工作。如果您需要紧急回复，可以通过（email_address）给我们发送电子邮件，我们将尝试在24小时内回复所有电子邮件。您也可以给我们留言，假期后（新年快乐/假期）我们将尽快与您联系。”

如您所见，这些语音邮件问候语为客户提供了尽可能多的信息。这些问候还可以确保客户知道在假期期间如何使用其他联系方式获得更快的响应。

忙/闲语音信箱问候语示例

如果您忙，不忙或人手不足，无法立即接听客户电话，则可以使用这些问候作为示例。

“您好，您已经到达[商家名称]，我们现在无法接听您的电话，但我们希望尽快给您回电。发出哔声后，请留下您的姓名和电话号码。”

“嗨，我们目前不在电话里。如果不是很紧急，那么您可以通过（电子邮件地址）给我们发送电子邮件。否则，请在哔哔声后留下您的姓名和电话号码，我们会立即给您回电。”

如果您是唯一接听电话的人，则可以将其设为个人语音信箱问候。

“嗨，您已经到达（您的姓名）。我目前无法接听电话。您可以给我发送电子邮件至（电子邮件地址），也可以在发出哔哔声后留下您的姓名和电话号码，我会尽快给您回电。”

测试和改善您的语音信箱问候

使用专业电话服务的另一个重要原因是，您可以跟踪所有呼叫并查看有关它们的详细报告。例如，这就是Nextiva的呼叫分析页面的外观。

您将需要跟踪听到每个语音邮件问候语的用户数量以及他们的响应方式。具有较高分数的客户留言的语音邮件问候有效地工作。

甚至没有完全听到的语音邮件消息都是失败的。

我们建议您尝试不同的语音邮件问候语，以找到最佳的平衡。定期更新语音邮件问候语还可以帮助您填补您甚至不知道存在的沟通空白。

跟进您的语音信箱留言

既然您已经设置了平衡，信息丰富且友好的语音邮件问候语，那么下一步就变得至关重要。

客户给您留言后会发生什么？

如果您使用的是专业的商务电话系统，则可以轻松地跟踪和回复这些消息。

确保您和您的员工为快速跟进做好充分的准备。迅速的回叫对于加强业务关系和达成销售大有帮助。